AZIENDA OSPEDALIERA CAREGGI DI FIRENZE: Servizio Prelievo Amico

LA STRUTTURA
L'Azienda ospedaliero-universitaria Careggi è il più grande ospedale policlinico di Firenze, uno dei principali in Italia, situato nell'area di Careggi, nella parte nord della città; essa nasce dall’integrazione del Sistema sanitario toscano e dell’Università degli Studi di Firenze ed è caratterizzato dallo svolgimento congiunto di attività assistenziali, didattiche e di ricerca. Eroga prestazioni di ricovero, specialistiche, ambulatoriali ed attività di emergenza e urgenza e persegue lo sviluppo dell’alta specializzazione. Negli ultimi anni il polo ospedaliero si è ampliato, inglobando nel 2008 anche l'ospedale pediatrico Meyer di Firenze, nella struttura di villa Ognissanti ristrutturata appositamente.
Attualmente l’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Careggi, è la più grande della Toscana, dispiegata su una superficie di 74 ettari, dove lavorano 5.800 professionisti, è una città dedicata alla salute ed è considerata uno dei poli di eccellenza della sanità in Italia.


GLI OBIETTIVI
In concomitanza con l’ampliamento della struttura e il rifacimento dell’intero sistema informativo, l’Azienda ospedaliero-universitaria di Carreggi ha avvertito la necessità di realizzare uno strumento di gestione dell’accoglienza e delle attese in modo da minimizzare i disservizi causati dal prolungarsi dei tempi di attesa nell’area del Centro prelievi. L’obiettivo era duplice, ottimizzare la gestione del flusso degli utenti in coda agli sportelli e fornire ai pazienti la possibilità di azzerare il tempo perso in attesa del proprio turno attraverso la prenotazione web dell’orario di accesso al centro prelievi.

SOLUZIONE
Artexe ha fornito le proprie competenze per progettare e realizzare un sistema in grado di permettere all’utente di scegliere fra i 2 canali di accesso al centro prelievi:
-          ACCESSO DIRETTO: attraverso il modulo Centro Prelievi della piattaforma MR-YOU Enterprise® è stato possibile gestire i pazienti in sala d’attesa in maniera ottimale ed ordinata riducendo i tempi ed levando la qualità del servizio offerto
-          ACCESSO SU PRENOTAZIONE: mediante l’innovativo sistema PRELIEVO AMICO è possibile la prenotazione online dell’orario di accesso secondo slot orari che garantiscono l’annullamento dei tempi di attesa. L’utente, attraverso il sito web dell’ospedale, l’applicazione mobile (Smart Hospital) o i totem posizionati all’ingresso della sala d’attesa ha la possibilità di ricevere conferma della propria prenotazione sia via email che via SMS.

La prima soluzione proposta permette una gestione efficiente ed efficace degli accessi diretti al centro prelievi e il monitoraggio puntuale dello stato delle code in sala d’attesa.
La seconda invece permette, da una parte, all’amministratore di sistema (ospedale) la creazione e la gestione di slot orari prenotabili online per ottimizzare l’accesso al centro prelievi, oltre al monitoraggio puntuale della situazione attraverso report real time; e, dall’altra, permette agli utenti (pazienti), previa registrazione tramite username e password, di gestire in completa autonomia le proprie prenotazioni scegliendo gli orari a loro più congeniali così da annullare i tempi di attesa.

RISULTATI
Dei 600 utenti giornalieri gestiti dal centro prelievi, in poche settimane si è passati dalle 30 prenotazioni effettuate on-line al giorno alle 100 attuali con notevoli riduzioni delle attese anche per chi effettua l’accesso diretto. L’azienda riferisce che nei prossimi mesi, dato l’entusiasmo degli utenti, aumenterà il numero di slot prenotabili ben oltre i 100 attuali.
A ulteriore testimonianza dell’utilità della soluzione proposta, dopo un periodo di prova di qualche settimana, l’Azienda ospedaliero-universitaria di Careggi ha deciso di allargare il servizio PRELIEVO AMICO ad altre agende, pertanto gli utenti attualmente possono utilizzare il servizio per: prenotazione prelievi, consegna campioni biologici, curve glicemiche od insulinemiche e ritiro referti.

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